Das Herzstück von ExaMag ist eine Webapplikation, die es dem Benutzer gestattet, ortsungebunden Prüfungsergebnisse zu speichern und Prüfungsaufgaben zu verwalten. Die zentrale Organisation der Software bietet Datensicherheit, die ansonsten auf anderem Wege aufwändiger erreicht werden müsste.
Das Ein- und Auslesen von Prüfungsdaten aus Mess- und Prüfgeräten wird durch eine herstellerunabhängige Schnittstellensoftware realisiert, die automatisch eine Internetverbindung zu ExaMag aufbauen kann.
Die Schnittstellensoftware wird für PCs, Laptops, Tablets und Smartphones bereitgestellt. Gerade der Einsatz von Tablets und Smartphones im Verbund mit Mess- und Prüfgeräten erhöht die Flexibilität, Mobilität und Leistungsfähigkeit von Prüfern vor Ort erheblich, da diese Geräte über ExaMag alle relevanten Daten (Prüfungspläne, Identifikation von Prüflingen und Informationen über diese) bereitstellen können. Die bisherige Vorgehensweise bei Prüfungen erfordert einen Prüfungsplan, der typischerweise in Papierform vorliegt oder aus einer Excel-Tabelle besteht, die auf einem Laptop angezeigt wird, und vom Prüfer müssen die Prüflinge identifiziert und zugeordnet werden.
Weiterhin kann der Prüfer über Tablet oder Smartphone die erfassten Prüfungsdaten vor Ort in ExaMag einspeisen, was eine Erhöhung der Datensicherheit bedeutet und dem Prüfer die mühselige Nachbearbeitung der Prüfdaten erspart. Insgesamt ergibt sich dadurch ein deutlicher Produktivitätsgewinn für die Prüfer. Ein weiterer Nutzen ist die Möglichkeit, direkt vor Ort mit Tablet oder Smartphone Fotos oder Videos von beschädigten Prüflingen zu erstellen und diese direkt an ExaMag zu senden, wo sie dem Prüfling und der Prüfung zugeordnet werden. Eine Möglichkeit, die auf herkömmlichem Wege offensichtlich einen großen Arbeitsaufwand nach sich zieht.
Prüfpläne, unabhängig von der Prüfnorm, sowie präventive Wartungspläne werden über die fein granulare Benutzersteuerung der jeweiligen Benutzer organisiert und verwaltet.
In- und externe Mitarbeiter erhalten ihren Prüf- oder Wartungsauftrag direkt über ihre Wartungs-App. Prüfdaten werden über Schnittstellen der Prüftechnik zurück in das Prüfmanagement geschrieben.

Zusatzinformationen werden über Texte und Fotos eingefügt. Eine automatische Prüfdatenanalyse wird dem verantwortlichen Prüf- und
Wartungsleiter über sein Dashboard mit allen relevanten Informationen angezeigt. Hierbei stehen Fehlermeldungen und intolerante Messwerte im Fokus. An dieser Stelle werden die jeweiligen Instandhaltungsabteilungen über ExaMag beauftragt, die anstehenden Reparaturen und Wartungen durchzuführen. Abschließende Rückmeldungen entscheiden dann über den weiteren Verlauf der Prüfungs- und Wartungsaufgaben: entweder ist der Prüfprozess bis zum nächsten Prüfintervall abgeschlossen, oder es werden weitere Maßnahmen eingeleitet, die wieder über ExaMag angestoßen, verfolgt, dokumentiert und abgeschlossen werden. Kurze Reaktionszeiten und ein schnelles Handeln der Instandhaltung ist der Erfolg eines Unternehmens.
Auch die Planung und Durchführung von Prüfungen für Geräte, die nicht mit Mess- oder Prüfgeräten überprüft werden, wie etwa Feuerlöscher, Leitern, mechanische Führungen, Filteranlagen etc. vereinfacht sich erheblich. Denn auch in diesem Fall ist die Planung und die Verwaltung der Prüfungen und die Gestaltung der Einsatzpläne für die Prüfer mit ExaMag einfach und komfortabel. Und gerade in diesem Fall ist die Möglichkeit, Foto- und Videodokumente direkt vor Ort zu erstellen und dem Prüfling und der Prüfung direkt zuzuordnen, von erheblichem Nutzen.
Weiterhin bietet ExaMag die Möglichkeit, Bar- oder QR-Code-Aufkleber zu erstellen, die die einfache Identifikation von Prüflingen mit Barcodereader, Tablet oder Smartphone ermöglichen. Auch die Möglichkeit, Prüflinge über integrierte RFID-Chips oder Transponder zu identifizieren, wird von ExaMag unterstützt.
Die Eigenschaften und Funktionen von ExaMag ermöglichen jedem Anwender von ExaMag eine erheblich verbesserte Planbarkeit und Durchführbarkeit dieser Prüfungen, was sich in einem nicht unerheblichen Produktivitätsgewinn niederschlägt. Darüber hinaus ist die garantierte Rechts- und Datensicherheit ein sehr wichtiger Aspekt, der zusätzlich für den Einsatz von ExaMag spricht.

Durch die Digitalisierung sämtlicher Prüf- und Wartungsprozesse ist ExaMag in der Lage, die Herausforderungen von Industrie 4.0 zu meistern.
ExaMag ist damit mehr als nur ein Prüfmanagementsystem, es verbindet den industriellen Nutzer im digitalen Zeitalter mit allen wichtigen Informationsketten vom Hersteller über den Betreiber bis hin zum Dienstleister. Hierbei setzt ExaMag als B2B Lösung und als integriertes Informations-Portal weitere Maßstäbe: